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2020.02

“在家办公”会不会从此成为潮流?

编辑:www.vnsr.com  浏览次数:-

新型冠状病毒的疫情爆发,阻碍了正常的生活生产,延迟复工也掀起了全民“在家办公”的热潮,保守估计约有两亿人以各种形式远程办公。

上海威尼斯研究院一直致力于新型办公模式及其空间需求的研究,面对疫情期的远程办公讨论,我们的思考回到原点:

1.“在家办公”会不会从此成为潮流?

2.这场疫情对办公理念会产生什么影响?

3.未来的办公模式将如何演变?

4.威尼斯能为新型办公做点什么?

“在家办公”会不会从此成为潮流?

“在家办公”会不会从此成为潮流?



研究:新型办公模式研究组

执笔:盛大米

新事物?远程办公其实并不新鲜

“在家办公”对大部分人来说是新奇的,因而网上掀起了不小的讨论热潮,把各种情形变成段子流传。其实,包括在家办公在内的不限地点办公,并不是新生事物,很多企业和个人已经实现了“远程办公”。

业界比较公认的“远程办公先驱”是科技巨头IBM。早在1979IBM为了缓解总部主机拥堵的情况,尝试让五位员工在家里工作。结果这个实验效果不错,IBM就对远程办公进行了推广。2009年,IBM 的一份报告称,“IBM 在全球173 个国家共计 386000 名员工当中,大约有 40% 的员工根本就没有任何实体办公场所”,这为IBM节省了5800万平方英尺的办公空间和将近20亿美元的成本。

“在家办公”会不会从此成为潮流?

传统办公场所

长足发展,远程办公潜力巨大

进入信息时代,所谓生产资料往往就是一部联网电脑和员工,新技术打破了时间和空间对工作的双重约束,从而让远程办公得到了长足发展。2017年盖洛普(Gallup)的一项调查显示,43%的在职美国人至少有一段时间在远程工作,2018年美国人口普查数据显示,5.2%的美国员工完全在家办公。

远程办公在中国普及率相对较低,但维持了一定的增速,未来还有巨大的增长空间。据Global Workplace Analytics的调查数据显示,2005年中国仅有180万名远程办公员工,而到2014年,这一数据上升到360万,九年间年均复合增长为8%2012-2017年,我国远程办公平台市场规模呈现较大的增长,2017年远程办公规模达到60亿元,同比增长68.07%2012-2017年市场年均复合增速达到95.52%。另据《2019年中国SaaS产业研究报告》,2015年至2018年国内协同办公市场规模分别为90.1亿元、208.6亿元、441.8亿元、459.5亿元。

高科技反而阻碍交流?

值得注意的是,远程办公不是把在办公室发生的一切都搬到线上而已,其本质是生产方式发生了变化,带动企业经营理念、管理工具、员工权益的变化。因此,实现远程办公的员工大多具备工作自主权与灵活时间,以研发、科技、编辑、呼叫服务等强调创新、强调个体能力与个人效能的工作为主。相反,需要团队协同、组织学习的工作则不太适合远程办公,究其根本原因,就是“尽管科技在飞速发展,但最有效的沟通方式仍然是在面对面的讨论”。

麻省理工大学对办公沟通进行了系统研究,最著名的理论即“艾伦曲线”:两张办公桌离得越远,坐在这两个办公桌的人就越难交流;如果两张桌子之间的距离超过30米,那这两个人定期交流的可能性几乎为零。这是托马斯·艾伦(Thomas J. Allen)在观察科学家和工程师的交流模式后于1977年提出的。那么信息技术能不能降低艾伦曲线的波动呢?麻省理工的访问科学家本·瓦贝尔(Ben Waber)给出了否定的答案。这个研究结论尚且称之为“瓦贝尔悖论”:们用的交流软件目的是消除距离造成的影响,然而人们通常都是用软件和自己熟悉的人交流。瓦贝尔和IBM的研究者共同做了一项研究,他们发现在一个办公室里的员工,对一个潜在的问题平均要交流38次,而远程办公的员工遇到问题时,彼此之间的交流只有8次。总结一句话,科技手段解决不了“熟悉”的过程,从而阻碍了交流的频次,间接影响了协同效果。

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科技手段解决不了同事相互“熟悉”的过程

此外,人们倾向于被熟悉的事物吸引,熟悉度越高,喜欢的程度就越高。办公室的人际关系上也是如此,团队凝聚力的是建立在彼此熟悉的基础上的。这恰恰是远程办公不能绕开的缺陷。我们或许会在走廊上与插肩的同事寒暄几句,谈一下天气,夸赞下今天的着装,但是我们不会特意打开视频和同事闲聊,除非本身是好友,无论视频软件有多便捷清晰。

我们真的准备好远程办公了吗?

在远程办公呼声渐高的时候,雅虎于2013年取消了远程办公,之后,安泰保险金融集团和电子零售商百思买也采取了类似的举措。2017年,作为远程办公鼻祖的IBM也开始取消远程办公。当然,可以简单理解为,远程办公更适合小团队、轻任务、创业公司,而满足不了大型公司与复杂任务的需求。由于远程办公中很难界定工作与生活的区分,这让员工并得到想象中的自由,相反不得不承受高于平均水平的工作时间与工作压力。同时,远程办公对于企业监管也提出了不小的挑战,这往往让中高层管理者感受焦虑。

当前新型冠状病毒感染疫情期间,为减少人员流动和聚集,企业远程办公需求剧增。包括阿里巴巴、腾讯、百度等互联网巨头在内的众多互联网企业率先开启在家远程办公模式,在这些公司的带动下,其他公司也开始了对远程办公的探索。大量用户集体涌入钉钉、企业微信等在线办公平台。据钉钉最新数据,23日,超过1000万家企业组织在钉钉数字化平台上复工。

疫情期在家办公对于很多企业管理说,有些猝不及防。有企业甚至要求员工上班时间打开视频全程监控,贻笑大方。严格意义上,这不属于本文所讨论的“远程办公”,但的确折射出传统管理理念和方式在面对新局面时的无奈与恐慌。远程办公要求管理者对员工的信任,同时对员工的工作能力和工作效率要十分了解以便评判。更重要的是,要求运营管理者十分了解业务,并制定清晰明确的工作目标和任务,并规定科学合理的时间。

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没有自律的自由加上工作压力,远程办公并不像想象的那么美好

对于员工来说,因为没有得到很好的管理统筹,尤其工作性质要求多频次对外协调的,远程办公恰是加重了其压力。所谓“干完了觉得你工作不饱和,没干完觉得你工作没效率”、“在家办公等于全时办公“……同时员工也要适应自律,但很多人长期在办公室里工作,是得不到”自律“锤炼的。没有自律的自由,导致深层次焦虑,再夹杂着工作压力,就让人很难舒心地享受梦寐以求的”被窝、阳光、沙发和下午茶”。总之,远程办公,看起来美,体验后却让很多人开始怀念办公室了。

结语

实体办公室永远不会被取代。仅凭线上工具,人们互相之间建立信任以及工作秩序所花的时间,要比实体办公更久。当然,远程办公依旧会是发展趋势之一:它不仅是特殊时期的“不得不”,而且还会与实体办公互补共存。尤其是在5GVR等技术普及之后,这种共存的意义也更为深远,尤其有利于人口稠密、协作复杂的发达城市管理,并更广泛的范围内消减“地域间机会不平等”的社会问题,从而推动全社会的资源优化配置。

回得去写字楼,才是远程办公更光明的未来!